Czy skutecznie wykorzystujesz e-mail? – czesc 4
Wreszcie jestem po chorobie, wrocilam tez z urlopu. Kontynuuje wiec serie na temat skutecznego pos;ugiwania sie emailem…
Kiedy odpowiadasz na email, zacytuj go na poczatku, zeby przypomniec temat i kontekst. Ale koniecznie usun niepotrzebny tekst, zajmie ci to tylko chwile czasu, a sprawi, ze zrobisz wrazenie osoby troskliwej i bardziej profesjonalnej.
Jesli odpowiadasz na dluzszy email, warto zacytowac konkretne fragmenty ktore komentujesz – w ten sposob twoj email sie bedzie latwo czytac, bo jest to forma dialogu.
Ale uwaga, przytaczanie wiecej niz kilku linijek tekstu to o wiele za duzo, chyba ze jest ku temu jakis naprawde dobry powod…
Te niepotrzebnie dlugie wiadomosci zasmiecaja emaile i sa ogromna strata czasu, bo trzeba to wszystko przejrzec i doszukac tego co masz do powiedzenia – czesto jest to zagrzebane gdzies w tekscie i malo widoczne.
Dosc czesto sa rowniez zwiazane z tym straty finansowe. Pamietaj, ze wiele osob placi za polaczenie internetowe i liczy sie kazda minuta pobierania pliku.
Nigdy nie odsylaj calej wiadomosci e-mailowej z dopisana na koncu wlasna wiadomoscia poprzedzajacych twoja wlasna. Otrzymuje czesto cale strony i strony mojego wlasnego newslettera z jakims krotkim pytaniem albo komentarzem na koncu. Nie wiadomo o co chodzi w takiej wiadomosci, a poniewaz zajmuje mi sporo czasu, zeby sie w tym polapac, na ogol odkladam te emaile na pozniej a potem w ogole nie czytam…
Jesli chcesz, zeby Twoje emaile ludzie czytali – a chyba chcesz, prawda? – zastosuj sie do moich wskazowek!
2009-01-20 o godz. 00:21
Witaj Wando!
Myślę,że masz rację . Odpowiedź na e-maila pokazuje, kto na niego odpowiada, patrząc więc na sposób odpowiedzi wiemy z kim mamy do czynienia i czy traktuje nas poważnie i wtedy może rzeczywiście nie trzeba nawet czytać. A w sprawie kosztów-
jak ktoś dzwoni do mnie na telefon stacjonarny i czeka kiedy będę w domu, choć ma
mój numer na komórkę, to wiem,że to nie jest klient dla mnie.
Serdeczne pozdrowienia!
Leszek
2009-01-20 o godz. 19:00
WItam,
W mailach służbowych używam sygnaturki, w której w pierwszej linii są pozdrowienia w dwóch językach “Z pozdrowieniami/Best regards”(często prowadz korespondencję w j. angielskim). Ostatnio otrzymałam odpowiedz na mojego maila ” Dear Mrs Pozdrowieniami” :)
Co Wy na to?
Z pozdrowieniami,
Lidia
2009-01-20 o godz. 19:25
Taka odpowiedz wprawdzie zabawna dla Polaka, jest logiczna Lidio – gdybym nie znala polskiego, w tej sytuacji tez bym pomyslala, ze to twoje nazwisko, no bo co innego moze byc tuz przy pozdrowieniach?
Zeby uniknac nieporozumien posluguj sie inna sygnaturka w korepondencji polskiej i inna w korespondencji w jezyku angielskim. Jak wiesz, sama tez prowadze korespondencje w dwoch jezykach i szczerze mowiac nie wyobrazam sobie zeby dopiac dwujezykowa sygnaturke. Pamietaj, ze takim dwujezycznym pozdrowieniem niechcacy wprowadzasz w blad. Podejrzewam tez ze wielu Polakow posadzi cie o pretensjonalnosc.
slonecznie z Sarasoty,
Wanda
2009-01-21 o godz. 02:08
Witajcie, bardzo cenne wskazówki. Odnośnie cytowania fragmentów, widziałem kilka razy tą technikę, ale nigdy nie zauważyłem jej struktury. Ja często stosuję tzw. słowa kluczowe ważne dla klienta.
Np. otrzymuję e-mail – jestem wściekła, że tak rzadko publikujesz swoje darmowe kursy na blogu
Wtedy dodaję słową “rozumiem” i kopiuje słowa kluczowe, bliskie klientowi i wychodzi
rozumiem, że jesteś wściekła, że tak rzadko publikuję swoje darmowe kursy na blogu.
Jedna z zasad perswazji mówi, że jeżeli używam słów mojego klienta (odbiorcy) staję się bardziej zrozumiały. Z własnych obserwacji wiem, że to działa.
Mirosław Skwarek
http://www.PerswazjaWSprzedazy.pl
2009-01-23 o godz. 17:35
Witam!
No cóż, to nieprawidlowe odpisywanie na e-maile wynika na ogół z niewiedzy
Piszącego.
Ja też miałem z tym problemy.
Nikt mi wcześniej nie mówił, jak ma wyglądac prawidłowy tekst, napisany
na klawiaturze komputera.
W szkole mnie tego nie uczyli.
Dzięki Ci Wando, że pokazujesz nam, jak pisać, mówisz co pisać i do kogo i nawet kiedy pisać.
Jak odpowiadać na otrzymane wiadomości.
Pozdrawiam.
Pawel.
2009-01-26 o godz. 20:02
Pisanie e-miali jest sztuką, jak zresztą wszelkie formy pisania. Osobiście cenię sobie, gdy ktoś odpowiada wciskając “reply”, bo mam wówczas dostęp do całej naszej korespondencji i nie muszę jej szukać w komputerze. Czasem ludzie wracają po jakimś czasie, gdy już na prawdę nie pamiętam, co napisałam, a odpowiedź z zachowaniem orygianłu bardzo mi pomaga.
Jeżeli jest to korespondencja na bieżąco, częsta, wolę, żeby nie była obciążona całą historią, to zrozumiale.
Natomiast jeśli list d nadawcy jest dług i w tekście pojawiają się pytania – umieszczam odpowiedź w odpowiednich miejscach tekstu nadawcy, o czym krotko komunikuje na początku, wówczas obie strony maja pewność, że wyjaśnienie było wyczerpujące i nie pominięto żadnego zapytania
2009-01-27 o godz. 18:57
Używałem podobnych metod w czasie rozmów i dopiero teraz uświadomiłem sobie że, to co robiłem już do tej pory nie wykorzystywałem w pełni . Dziękuję kolejny krok naprzód
pozdrawiam Jacek